2020年1月钉钉直播分享存档
序言
大家好，我是XXX.，今天我将为大家带来本次系列直播的第三部分，教育培训行业云协同，怎样用钉钉分配工作任务？追踪项目进度？
这次直播将分享的主要内容有，如何基于钉钉搭建教培行业云办公环境，落地云协同团队所需要具备的一些条件，以及三个教育培训行业云协同案例，分别涵盖了线上课程在线协同研发，线下艺术培训多门店远程协同，和线下企业培训高效异地办公三个场景、
- 如何基于钉钉搭建教培行业云办公环境
- 落地云协同团队所需要具备的一些条件
- 云协同案例：秋叶团队课程研发
- 云协同案例：线下艺术培训跨店协作
- 云协同案例：线下企业培训高效异地协作
最近我也一直在关注教育行业中，一些头部机构对此次疫情的反应。从中看到了一个现象，但凡在这次疫情中能够快速反应抓住市场机会的，一方面是团队具备远程协同作战能力的，另一方面是之前在课程和产品上有积累，可以快速生产出一个适合线上学习的产品。
我们先来思考一个问题，是什么样的机构可以快速把线上课开起来，只要能开起来，我们可以看看最先反应的一批。
- 学而思网校，与人民网，学习强国等渠道合作。
- 朗朗代言的THE ONE智能钢琴教室，快速推出了视频课程
- 秋叶团队新开发的《一周转型线上训练营》，《钉钉远程协同》，和之前已有的《和秋叶一起学Word》。
只要能把课开起来，无论是免费还是收费，都是有价值的。秋叶团队送出的价值120元的课程《和秋叶一起学Word》，5天领取超过5年的付费人数。直接带动了训练营的销售，原预期销售2000份的训练营，截止目前已经卖了XXXX份。
以上这些机构和团队有什么特点呢？
能够推出视频课程，录播课程的机构，都是有存货的。
像《秋叶一起学word》，《The One钢琴课》，这类录播视频类课程，开发制作周期是比较长的，从策划到拍摄制作，需要一个月或更长时间的准备。黄金时期已经过去了。手上有现成的内容（秋叶一起学word），或者半成品素材在手里（The One钢琴课），才有能够在线上运营的物料。
能够快速推出训练营产品，系列直播课的，背后的团队都具备远程协同，有一整套完整的工作流程和分工的。
例如秋叶团队新开发的《一周转型线上训练营》，是秋叶大叔和晓露敲定的。2个小时定出内容，然后准备推文，当天就发布了。《钉钉远程协同》这门课，6个小时内容，从立项到课程上线，前后只有一个星期左右，推广开始的更早。
四个老师参与内容开发，其他同事负责运营和推广准备。有七八位同事参与，全部是在远程协同状态下推进工作的。每个老师讲自己最擅长最熟悉的领域。课程开发的时间基本上只是设计和输出的时间。
同样的，我也看到了一些反面的例子，并且很普遍。
我在跟一些团队聊到远程办公的时候，大家都在说，同事们要么没有带电脑回家过年，即使带了电脑。工作资料基本都在办公电脑上。连当地的同事都无法顺利进入办公室拿东西，更不用说存在公司电脑硬盘里的文件了。
我只需要一个问两个问题，就能知道，您的机构在这次疫情中，能够采取的措施有哪些以及能够有多快的反应速度了。
您现在能否马上拿到一份完整准确的学员花名册，教师花名册。
现在无论要采取什么动作，哪怕是通知，确认。都要从一份学员花名册开始。让每个老师从微信上去找，未必能做到不遗漏，掌握的情况也非常有限。快速反应的背后，都是长期积累的体现。对于在在线授课方面准备不太充分的机构，此时会是一个提升团队远程协作水平，做教研的耗时间，
云协同，远程办公，可能并不是一个短期现象。远程办公云协同这个话题，并不只针对应对本次疫情有帮助。这次疫情，全国有超过两亿人远程办公。许多团队的远程办公水平，都会因为此次疫情而提升。
做在线教育的团队，因为要和各个行业顶尖的老师合作，远程协作开发课程是常态。一些拥有多个校区的线下培训机构，很多时候无法把团队集中到一处开会，在同一城市跨店协同也是常态。老板也常常出差找项目谈合作，无法经常寻店，远程会议也是常态。
今天这场直播，可能未必能帮助你的机构马上恢复业务，但我希望通过几个案例，为你带来来一些更深度的思考。教培机构的协作能力如何提升，协作的操作系统如何建立。希望能够帮助各位校长，提升机构的远程协同水平，提供一些思路。
钉钉操作系统
许多人对钉钉的认识，仅停留在是一个可以考勤打卡，企业内部进行沟通的聊天软件，而事实上这些只是从用户视角看到的一种表象、钉钉不只是一个沟通工具，钉钉对于企业的真正价值，是成为企业办公操作系统。
过去十年，一些较为传统的行业，日常办公信息化是通过企业采购或者花大价钱开发的OA系统，ERP系统来支撑的。这些系统通常是一个臃肿的单块系统，功能非常全面，但是非常难用且很难扩展，虽然难用但又不得不用，
但近些年，大家渐渐意识到，营销渠道越来越多，业务场景越来越多。这些臃肿的单块系统所提供的功能，无法适应快速变化的业务。大家开始转向一些更好用的现代工具。营销的，客户管理，文档管理的，来辅助工作。
传统的OA系统已经过时，取而代之的是一些模块化，可以独立启用的现代软件。每个人开始有了各种系统的登录账号，企业的各类的数据被分散在各地，信息安全风险也不得不考虑。
钉钉这个操作系统，和收集操作系统的结构是可以类比的，以我们熟悉的手机操作系统为例。
苹果用户只需要一个Apple ID就可以购买和管理各项服务，在不同设备上登录和同步数据。苹果通过操作系统，约束了应用的开发规范，使得用户拥有一致性的交互体验。通过约束各个APP的行为，使用各项权限都需要提示用户授权。在系统设置中可以查看和管理各个APP所使用的各项权限，地理位置权限，麦克风，摄像头等，充分保护用户的隐私。
所有人都希望在一套OA系统中完成所有工作，一直认为是OA系统太难用，希望有一套完美的OA系统出现之后再采购，然而这是不现实的。每个企业的业务都不尽相同，且市场变化迅速，用模块化的应用来支撑不同的业务场景，化是不可逆的趋势。企业办公操作系统的重要性，在这样一个背景下，就显现出来了。
钉钉作为一个操作系统，最底层的功功能，组织架构和成员管理，构成了在数字世界中，对员工进行身份分认证的重要基础设施。每一位员工在某一个企业服务的完整生命周期，从入职到离职，都是和钉钉账号进行关联的，因此钉钉账号，非常适合作为企业员工的身份认证。通过一个钉钉账号进行统一身份认证，再根据其拥有的权限，认证决定了在数字化的世界中，一个员工拥有哪些权限，可以访问哪些资源，可以做什么。
数字化工作中，有很大一个安全隐患就是信息泄露和未被授权访问，钉钉的成员管理和组织架构，对于企业而言是非常有价值的。钉钉背后的安全技术有支付宝金融机构的背书，扫码登录这一个动作，安全性远远高于记忆各种账号密码，
在工作场景中，比姓名更重要的是每个人在组织中的身份，也就是我们常说的部门及头衔（title），在同一个组织架构中，成员可以通过搜索很容易的找到组织中的其他人，不用加好友这个步骤即可进行沟通。组织架构，账号系统，加上沟通。使得企业中，人与人之间的连接，协作，变得更加容易。
在操作系统之上，可以运行各种各样的应用软件。
在钉钉“工作”中可以看到的这些，都术语应用。这些应用软件可以分为三类
钉钉管理员，可以根据企业自身的情况，决定启用哪些应用，以及如何y根据不同的业务场景，业务流程，来使用不同的应用完成工作。
简单介绍一下这三类应用。
官方应用、像钉盘，考勤，审批这些都官方应用，由钉钉提供。官方应用基本都是免费的，质量，可靠性，是比较有保障的。官方应用提供一些比较通用场景的解决方案，功能会偏行政一些，如果企业原本有这些流程和场景，稍加设置启用之后，比较容易容器来。
第三方应用。在工作一栏，点击行业解决方案。其中展示的是第三方应用。第三方应用作为对官方应用的补充，满足一些特定行业，特定场景的需求。
第三方应用的粒度功能的粒度，有大有小，既有针对财务人员使用的，类似于工资计算，批量付款，这样的单体应用。也有一些项目管理，销售管理等功能更加复杂的应用。在行业解决方案中展示的是第三方应用，通过一些用户故事，展示了它可以做什么，适用场景，并且都支持免费试用。适当了解一下还是有必要的、
企业自建应用。如果通用应用和第三方应用尚不能满足企业需求。企业可以自建应用，并接入钉钉。企业可以把自建的一些IT系统，通过技术开发，接入到钉钉中。企业采购了一些第三方的企业应用，如果支持钉钉接入，也是作为企业自建应用来管理的。
一些比较有代表性的大型企业，在企业自建应用方面，做了很多尝试。其中有几个典型案例，阿里巴巴，复兴集团，XXX等。基于钉钉，构建了企业的App Store。让企业的内部协作和业务开展，变得无所不能。
以前，搭建企业自己的OA，是非常昂贵且难以维护的，需要养IT部门。
如今，企业选择各类软件时，有一个很重要的评判标准就是能否接入钉钉，以及与钉钉的集成度如何。无论企业规模大小，每个企业都可以基于钉钉这个操作系统，以及通过集成各类第三方应用，只需要投入很少的成本，通过搭积木的方式就能定制企业自己的应用，搭建出适合企业自身业务的数字化基础设施，搭建出适合企业自己的云上办公环境。实现高效协同。
这是这个代的红利。
任务中心
任务路由器的概念以及重要性，是在企业协作中，常常被大家所忽略的概念，尤其是对于远程协作场景，就显得更为重要了。
我们回到自身机构的工作场景，问自己一个问题。企业的战略目标是如何达成的，每个人每天的工作又是如何进行的？
企业的战略目标，是通过将战略拆解为项目目标，项目目标拆解为任务，一个个任务所产生的结果来达成的。任务的分发效率，任务的协作效率，任务的执行反馈效率，直接影响到企业的经营效率。
在面对面集中办公的场景下，还相对好解决，可以通过询问和巡查来了解，而且远程办公的环境下，想要高效的分发任务，并且随时了解进展和风险，是有一定难度的。挨个私信去问吗，或者大小事项都靠开会来汇报，显然不是最佳凡是。
理想的状态是，不用问，只要看一眼，就知道项目进展如何，自己需要做什么。如何做到这一点呢？
任务中心的作用就显现了。
最原始的任务中心，就是办公室各个项目组的那块大白板。研发部门，运营部门，都由自己大白板。研发部门的白班上，有各种颜色的便利贴，有一些待开发，待测试，待发布的功能。运营部门的白班上，有各种运营事项，运营数据的完成情况。
要解决远程协同的问题，得把这块白板搬到线上。摆在项目组的白板，更多是看的价值。而数字化以后的看板，可以把每个任务，与参与人，与时间，优先级等维度联系起来。
任务中心，我们用钉钉的第三方应用——功倍来实现。
即使是一个最简单的任务，也要经管理者过确定目标，任务拆解，任务分配，执行，反馈等多个步骤。稍微复杂一点的，需要涉及协作的，就更麻烦了。无论是任务的安排，过程的跟踪，还是完成状况的统计，依靠手工和表格管理，都比较麻烦。
功倍可以成为企业管理者，分解战略目标下发任务，监控进展和风险的有利工具。通过【计划】功能，可以为不同项目，不同营销活动建立独立的“大白板”，
功倍是一个非常灵活的任务管理工具，在【计划】中，可以添加任意的列来管理项目的不同维度，或者不同阶段。每一项任务可以在不同列之间拖拽，以表示目前处于什么阶段。
当任务被分配给相应的执行人之后，会自动通知，并出现在它的任务收件箱中。而当任务完成或者状态发生改变时，会自动通知关注该任务的相关人员。
点击每一条任务可以查看详情，对任务概况进行描述，或附上与任务相关的文件或者链接，每项任务都可以设置执行人，参与者，截止时间。并可以基于任务进行讨论。
将一部分基于IM的沟通讨论，转变为基于任务的批示，备注和评论，只要任务相关方打开这条任务，就能了解任务概况以及变更事项，批注等等。相对于一般IM群聊式的沟通方式，基于任务的批示，备注和评论，在大项目中尤为高效。因为各种项目群噪音太多，且在执行任务时，容易忽略当时讨论的一些细节。
管理者轻松，员工也轻松、
每天要做什么，一目了然。
在日程界面，可以通过时间管理四象限试图，周视图，月视图来查看任务安排，各项任务的截止时间。对于上级分配的任务，会自动出现在收件箱，只需通过拖拽，就可以安排一天。一周的工作。项目的进展，项目的全貌，一目了然。多个项目并行开展是常态。现在执行每个人，会清晰的知道它是为哪个项目服务的，点击进入项目，即可查看项目的实时进展。
通过功倍的计划功能，可以不断把企业做事情的流程，步骤沉淀下来，让知识有沉淀。下次要进行同类项目时，只需要将原来的计划作为模板导入，分配执行人，就可以开工了、
通过不断优化计划。可以不断减少任务流转过程中的等待时间，花在查找资料，以及花在不确定的沟通确认上锁小号的时间。积少成多，任务流转效率越高，不必要的时间花费越少，能够真正花在事情思考本身的高质量事项就会越多，机构的效率就更高。
总结一下。任务中心的价值：
- 对于机构经营中的各项任务，统一下发，统一管理，统一复盘分析。
- 通过对于任务的跟踪复盘，沉淀出机构自己的模板，反复使用反复迭代，而不是每干一个项目都从头来一次。
- 让每个人清楚自己要做什么，每个任务的截止时间，每个任务的参与方有哪些，该任务出于哪个项目的什么位置。让每个人都知道自己完成的每个工作都是对项目推进有价值的。
- 不同项目有自己的看板，随时有一份项目进展的全貌，可提供给项目参与方自行查看，降低沟通成本。
只有给企业装上任务中心，在远程协作中，才能真正做到凡是有交代，件件有找落，事事情有回音。
文档中心
文档协作，很多活动都离不开文档。文档无论是在办公室在远程协作中，其重要性都不言而喻、
文档在云协作中的价值
- 高效准确的传达信息。在协作场景下，信息传达效率，文档是最高的。且便于查找和整理。
- 文档可以帮组织沉淀流程和知识经验。
- 帮助新员工快速进入工作状态，如果机构的规章制度，岗位工作流程，项目的基本概况有相对健全的文档，员工通过自行阅读就能快速了解。
日常工作中，有很多工作内容，都是基于文档的，例如对于营销活动方案的起草，讨论和修订。或者是为了填报某个数据进行汇总。
以往办公场景使用单机版Office，WPS的比例会高一些，而在云协作中，我们更强于采用可以在线协作的文档工具。
单机版OFFICE时代，文件只有一份，同一时间只能有一个人操作，一旦涉及到多个人编辑，多版本管理，合并修改，都是很困难的事情。处理不好就被覆盖掉了。所以大多数时候还是一份文件传来传去的。流转和编辑效率都比较低，参与者越多，效率就越低。
在在线文档中，基于浏览器进行操作，没有文件的概念取而代之的是一个链接。因此也不存在多文件版本管理，只有一份且是最新的。所有参与者的编辑记录，修订历史记录，都是可以追溯的。被版本管理的，因此也不必短信在协同编辑中误删或者被覆盖，可以随时恢复到某一编辑状态。
从前独占一个文件，他人只能阅读，不能编辑。到大家可以共同编辑。工作方式带来了巨大改变了。
在线表格协作的应用场景之一，数据的填报和收集。
以往收集数据，是每个人发一个excel文件，填好之后回传，再由一位同事复制粘贴汇总成一个表格。使用在线协作表格。只需要在钉钉群里发布一个表格链接，让大家每人一行自行填写就好了。多人可以同时操作，很短时间内就能完成数据填报，无需专人再进行汇总。
在线文档协作应用场景之一，多人编辑内部文档。
我和一个课程开发团队尝试协作一份课程开发指导手册时，有十几个人共同参与，由于采取了协作的方式共同编辑文档。带来了许多便利。
在初稿撰写阶段，多人可以根据分工，共同编辑一份文档，省去了合并的步骤，也降低了最后成稿时才合并的风险、由于协作的实时性，参与编辑的人也更期初其他人的进度和所编辑的内容，进而能更好的专注于自己的部分，减少前后冲突或者内容重叠。
在文档修订成稿阶段，每个参与者都有机会通读全文，因此在协作文档中发现错别字，或者待商榷的地方，可以顺手修改或者加上备注。而所有的批注也被汇总到一起，等待一一解决及确认。点击每条批注，可以自动跳转到相应的上下文的地方，可以快速确认。
在线协作出来的文档，比传统单机方式编辑出来的文档，生产周期更短，文档质量更高。这样的协作效率，不是基于聊天工具的沟通，以及见对面沟通可比的，每个人既是创作者，又是编辑审校，而且是多个人并行开展的、
许多新媒体团队，课程开发团队，都已经运用协作文档进行内容生产中了。
日常工作中常规的文档和表格，可以使用钉钉的在线文档，石墨文档来编辑，但在一些特定场景下，编辑大块头文档，我更推荐另一个文档管理工具——语雀、
较大规模的文档，已经不适合用单体文件来管理了。单体文档最大的问题，就是当我们在编辑和修订时，要去考虑一些排版，板式的问题，随着内容的增删，板式有可能会错乱。而一旦文档变大了之后，想要单独对某一块进行修改，不仅打开和浏览会变慢，也担心误操作会改动到其他部分。
语雀对于多人多部门协同编辑一套文档，提供了很好的支持。不仅可以随时浏览最新版本，查看修订变更记录，并且可以一键生成打印版本。因此在特定场景下，尤其是维护产品帮助文档w产品说明书之类的。是可以借助文档生成工具，或者叫文档管理工具来实现的。
教培机构云协同的必备条件
前面聊协作模型是，更多是从工具和技术的角度。现在已经不是工具匮乏的年代了，任何一个普遍需求，都能有很多歌工具可以满足，企业在协作中能否把这些工具用起来，和每个团队自身的情况是密不可分的。
想要实现敏捷的团队，远程办公，自我驱动，是需要多方面共同支持的。任何一个环节不到位，协同的效率和最终业绩上的成果，都会大打折扣。
我总结了一下，决定一个教育机构真正能够实现云协同，高效运转，这些因素和前面介绍的工具同样重要。
团队自身的工作素质
团队成员的办公技能（Office。石墨文档，钉钉，项目管理软件），职场素养（个人时间管理，工作汇报，做计划），是需要根据工作需要不断学习的，虽然现在的工具都已经尽可能设计的足够简单易用，如果拒绝接受新事物，拒绝改变工作方式，那么任何优秀工作方法就难以推广。
适合的激励机制
每个人自我驱动。所以到了绩效考核和发奖金的时候，能让不同的项目组，不同项目的参与方，能够获得与付出成正比的经济回报。这样每个人才会有热情有动力去推动。
吃大锅饭的，干多干少都一样的绩效机制。显然无法激励员工为公司创造价值。要解决这个问题，一方面是老板要善于分蛋糕，另一方面，如何计算如何分配。对很多机构来说困难的地方在于，没有适合的组织架构，以及运营数据支撑。
给销售计销售提成，这个很容易理解也很好操作。那么做教务。做服务的部门，如何衡量工作质量，用什么指标来衡量呢，老学员续费，教务是否应该有提成。每个机构的老板想法都不一致。
团队文化
最后稍微提一句团队文化。在规模小一点的机构，团队文化也就是老板文化，老板自身是什么样的写作水平，决定了一个团队的工作方式。我常说，老板就是一家公司的天花板。作为老板，首先自身要对新鲜工具感兴趣，敢于尝试体验新工具，提升自身的办公技能水平。
只有适合的土壤，让团队自管理。将员工的个人目标，与组织目标进行映射，让员工的绩效收入与付出成正比。为员工远程办公搭建起必要的基础设施，才能让云协同真正落地。
云协同案例：秋叶团队课程研发
当我们有了云协同的基础设施，如何落地到教培机构的具体业务上呢？首先从秋叶团队自身的课程研发将其。
现如今一门课程的研发，需要速度。无论是面对一个新领域，还是时下一个新热点，谁能快速开发出一门课程，快速上线，谁将获得更多的流量红利。以往依靠一个老师在家闭门造车的方式，已经跟不上市场了，等你花上一两年，把一门课程开发出来了，市场早已被别人占领。
对于网课来说，就和APP一样，小步迭代，不断演进。即使一开始质量不尽人意，每一次像学员交付，都会获得及时的反馈。对课程进一步的开发也会提供大量有价值的线索。一年发布一次，和每个月滚动开班一次。持续迭代的课程相比。随着每次迭代，课程质量会更好，也更贴近用户的真实需求和反馈。
秋叶团队的课程和图书，都由不同程度的远程协同，甚至完全通过网络协作的方式开发出来的。接下来，我们来聊聊，在具备前面的一些必要条件之后，如何通过云协同来开发课程。
课程研发是一个脑力密集型，需要多人分工协作完成的活动。对于我们这些做线上课程开发的人来说，远程协同是一种常态。一门课程从立项，开发，上线，运营。是需要许多外部资源支持的，课程运营团队和老师，面都没见过几次，也是非常常见的。
在协同的状态下，课程开发工作是并行的。比如一套课程四场直播课，四个老师同时进行课程开发。每改一版，每天有进度更新，都会先提交到项目群中。正在开发其他部分的老师，也会看到。随着课程从想法渐渐落到文字上，每个老师对其他老师的内容和思路也会有一定了解，进而能够对自己这部分内容进行微调，新城一个完整统一的课程。
项目管理及任务分配
同一时期公司有很多课程冰箱开展。反复执行的项目，都会形成一个项目模板。当一个课程选题立项之后，我们会在功倍上用模板创建一个计划。可以使用功倍的【计划】功能，为每个课程项目创建一个看板，方便管理进度。项目看板主要是对公司内部成员看的。对于一些事项较少的外部合作方，仅采取人工方式通知跟进即可。
【功倍-课程开发计划截图】
参与者众多，拉钉钉群线上沟通。
一个项目有许多参与者，教研，讲师，PPT设计，产品经理，渠道推广，编辑，审稿人等等。一部分是公司团队成员，还有一些人是外部合作方。为了让外部合作方，能够适应协同工作的方式，快速进入状态，也需要协同做一些事情的。
由项目负责人阐明项目计划，人员分工。与项目相关的一些文件和资源，上传至群文件。例如参考的案例，PPT模板等。还有一些检查单之类的，对课程开发有指导意义的文件。课程开发团队整理的、
确定协作工具与协作方式。
除了通过讨论沟通，明确定位，方向和基本框架以外以外，一门课程的前期开发，最重要的是内容确认，即写稿，审稿。每节课我们都会写逐字稿，这个阶段大部分工作以文字和少量示意图为主。
教研老师是内容提供方，有知识有经验，但未必知道机构想要什么样的课程，能够有一些参照打个样，或者通过一些讨论聚焦课程目标，或者根据课程设计指导文档中所提供的检查单也好，规范也好。更容易帮助老师产出，符合要求的课程，并且能有效减少返工修改的成本。
初稿可以用任何工具写，但进入到修订审稿环节，会使用在线文档工具进行协作。
与课程研发同期进行的，还有宣传物料。推广方案的的准备，例如课程详情页等等，由于事先都把主要参与者拉到项目群中。比起课程开发将近收尾再请相关同事参与，负责推广运营的同事，对项目进展也会更了解一下，利于工具的开展。
案例小结：
在线课程研发，工具层面其实比较简单。使用功倍做项目管理，使用在线文档进行课程修订和审核。比较关键的地方还是在于，机构是否有一套成熟的课程开发项目流程和操作规范，需要大家不断在工作中去积累。很多在线课程团队都有开源他们的课程品控手册，像得到，千聊，对课程开发感兴趣的，可以去了解。
流程规范和品控手册都只是一个参考约束，一门课程的开发，选题，内容提供方，产品团队，运营团队的高效协作，通力合作，才是关键。
云协同场景：线下艺术培训跨店协作
我要将的这个案例，是一家线下的艺术类培训机构。
刚起步时还是写字楼上的一个钢琴培训工作室，经过了四五年的发展，已经在当地核心商圈开了四家门店，成为当地知名的地方音乐教育品牌。而这家机构的发展历程，正是中小型教育培训机构，在云协同，数字化水平演进提升过程中的一个写照。
每个城市都有一定数量的校外培训机构。除了一些大家熟知的一些全国性的教育品牌陆续进驻二三线城市以外，大部分本土机构的经营模式，和数字化水平是非常传统的。使用纸质的学生档案和课时签到表的，不在少数。学员报名，续费，都是以开手工收据为主。
当机构服务的学员和老授课师的数量越来越多、月末进行课时统计，教师的薪资计算，就成了一项很繁重的工作，
一开始只是后勤工作繁琐一点，随后开始影响到业务拓展。
如今线下机构的竞争要比过去竞争的多，为了招生，各种营销活动和玩法层出不穷，很多时候还需要与外部机构，招生团队联合招生。
手工的统计带了一个问题，这个月的经营情况，可能要下个月10号，会计做完账以后才知道。当月的招生状况，教学生产情况，是没有办法即使反馈的。校长和招生团队很多时候是凭感觉在打仗，缺乏数据支撑的。在打法上，和物料人力资源的准备上，就容易造成准备不足或者浪费。
当从一家校区服务能力接近饱和，发展为两家校区时，已经没有办法按照这种方式工作了。开始引入管理软件，进行数字化改造。
首先换掉的是财务软件。
当时该机构的会计还是一名老会计，纯手工财务记账，业务量大了之后，统计报表人工效率已经跟不上。于是引入了云财务软件。将业务凭证和会计单据录入电脑之后，能够实时生成财务三表（资产负载表，利润表，现金流量表）。以前当月的销售和续费情况只有下个月10号以后才知道。财务电子化之后，可以做到月末最后一天完成课时统计后，次月1号出报表。不仅报表时间缩短了，会计的工作量并没有增加。
财务方面理顺之后，为各种项目制的合作提供了保障。
之前该机构只有钢琴培训一项培训业务。钢琴的市场就这么大，为了拓展一些业务，老板出去找项目，陆续将其他项目引进机构。在传统钢琴课之后，陆续引入了朗朗代言的The One智能钢琴教室，架子鼓，古筝等项目，以满足市场需要。
每个项目对于师资，教研的要求都不尽相同，想要招聘这方面的老师是很困难的，在当地稍微有能力的老师都想自己干。为了快速把集体课业务跑起来，占领当地市场。老板找到了在相应乐器品类，有一定能力和资源的老师，采取了项目合作制度。
每个项目的收入成本独立核算，市场费用按一定比例摊销。各个项目独立招人，但由机构统一管理和培训。项目的盈利，由项目合伙人，项目组的老师，以及机构，共同分配。克服了诸多困难之后逐步完成了项目制改造。形成了我在前面所讲到的，由小团队所构成的大团队。
账算不清楚，合作就难免有矛盾。跨越这一步，没有前面提到的财务工作的升级改造作为支撑，是很难顺利进行的。每个月除了机构整体的，各个门店的财务报表以外，各个项目的财务报表及明细也是需要的。
经过一两年的发展，几个项目的业绩加起来早已经超过了传统一对一钢琴培训，机构也逐步完成了从一对一教学往集体课的业务改革。由于业绩和最后到手的收入和每个项目成员息息相关，大家都很有热情，项目负责人也主动承担起带新人的职责，团队这两年也壮大了一两倍。
随着门店增加，教师队伍也壮大了起来，许多教师还涉及跨校区上课的情况，教师的考勤统计，通知下发等都开始成问题。此时开始用钉钉进行考勤，和通知的下发。此时各门店前台的指纹考勤机，也进了仓库无人再用。
老板出差找项目渐渐变多，加上项目组也存在跨校区办公，使用钉钉召开一些项目组会议，以及全公司例会的次数也多了起来，虽然几个门店离的距离并不远，
到了这个阶段，又开始发现新的问题。
由于地推的频次增加了，招生线索也多了起来。在地推中溜了联系方式，或者购买了低价体验课程的，要及时安排试听，其中有些线索是需要多次跟进的。之前的咨询本都是纸质的，时间久了查阅起来很不便，看到其中有一些学员信息，备注好需要一周后进行跟进的，由于工作疏漏，没有在约定的时间及时跟进，该学生去其他竞品机构报名了。此外，纸质咨询本，统计汇总各个招生渠道的数量也不变。
于是引入了校宝学校管理软件。
校宝是目前教育培训行业市场占有率第一的ERP软件，也是阿里系的公司。校宝ERP的功能涵盖了大部分线下培训机构的业务场景，招生管理，学员管理，教室管理，排课，通知等等，通过校宝，将以往的手工管理电子化、对于业务数据的查询，统计，分析都提供了有效的支持。尤其对于要管理多个校区的机构而言，价值还是非常明显的。如果教育培训机构想要业务规范化，没有类似于校宝这样一套系统是行不通的。
引入校宝以后，又遇到了新的问题。
校宝虽好，但如果机构自身没有清晰的岗位职责，和必要的流程。想要用好校宝，所有人都开始头痛起来、传统手工纸质流程，是可以容忍一些错误和不确定性的。但这些在信息系统上会带来大麻烦。过度阶段，校宝和传统纸质流程并行，以防校宝中记录的课时消耗，销售数据跟实际业务不匹配。
任何优秀的管理软件，背后是优秀的管理理念。
在信息系统的约束下，为了把校宝用起来。机构不得不规范组织架构，岗位和角色职责。多个校区的课程产品信息，收费标准等，也开始进行规范统一。对于一些历史问题，五花八门的产品和收费方式，待合同履行完之后不再销售。
在规范业务流程的过程中，发现不得不借助文档来明确。校宝中的一些业务，也需要通过操作手册（SOP）的方式，明确各项业务应该如何办理。
校宝还处于摸索阶段，业务规则也在不断根据市场需要随时发生的变化。如何组织和管理这些文档，便成了问题。此时开始引入“语雀”这样的文档、团队知识管理工具。公司的规章制度，岗位职责，校宝操作手册等，陆续使用语雀进行编辑发布。
当团队成员逐渐开始适应校宝之后，像记课时，课时统计确认等，每个老师可以在手机上进行操作，教务统计工作轻松了不少。
随后，又开始尝试校宝收银宝，之类的产品。
这两年学员报名续费，用现金的越来越少，除了常规的微信，支付渠道开始丰富了起来。除了支付宝付款方式以外，一些学生家长还希望通过花呗，银联云闪付等渠道来付款。毕竟年付学费，以及购买钢琴之类的乐器，金额也不小。校宝收银宝这个产品，正是用来解决线下培训机构收费问题的。校宝本身是阿里系的公司，与蚂蚁金服有密切的合作。而且最大的优势是支付费率比其他渠道要优惠。每个月还能省下一笔财务开支。
校宝收银宝让前台收费变得简单，学员的支付流水号会自动关联到业务单据，当日的现金和非现金收入自动生成交接单。财务工作也比以往轻松，以往惯例多个收费渠道，需要大量的人工录入和手续费统计。校宝收银宝可以导出交易流水，财务工作从录入更多变为了核对。配合一些Excel工作模板和金蝶云财务软件，甚至可以自动生成会计凭证。原来一个校区需要一名会计还忙到不行，现在两名财务人员管理三个校区游刃有余。
正是由于老板有这样的意识，和执行力，组织具备这样的能力，做到了一年开一家新门店的速度。
这个案例对学员有什么启发？
组织云协同水平的提升，是一个持续而漫长的过程。新技术和新应用的实施，是演进式的。改造的过程中，业务要正常运作，员工也要有学习适应的过程。
前几天我跟这家机构的创始人聊天。我问到：这次疫情对你们的影响很大吧，接下来要考虑如何自救。她表示：
湖北很多学校都面临三月底甚至四月份才能开学，开学以后势必要用周末和暑假的时间来赶教学进度。对课外艺术辅导机构影响不小。培训机构不好过，其他机构日子就更难过，培训机构手上至少还有一定数量的预收账款在手里，房租和员工的基本工资还不用太担心。
但是在聊天中，我感到她很有信心。
有了这些年积累的协同经验和理念作为支撑，接下来准备尝试，通过钉钉视频进行器乐辅导。以她个人对当地市场的判断，等学校陆续开课后，集体课能力会成为培训机构之间一较高下的分水岭。教师团队已经开始远程教研，投入资源研发改进集体课。
案例小结。
新东方学而思这些大机构的案例，很多媒体都在讲，但它离正在创业的小微机构太遥远，很难借鉴。我这侧选择讲这个小案例，是因为每个城市都能找到这样的地方品牌，看到他们是如何一步步快速发展甩掉同行的。运用新技术提升协同能力，支撑业务快速发展，是其中非常重要的一点。
云协同场景，线下企业培训高效异地协作
这个案例来源于杭州的一家做电商商家培训的机构。
这家机构是做自媒体起家的，有一个百万粉丝的公众号。在此基础上孵化除了线上课和线下课业务。2016-2016年正值知识服务的红利期，增长的表象掩盖了许多问题。到了2018年，全网用户对于视频类知识服务产品的付费意愿和课程价格降低，由于公司没有及时作出反应，线上业务收入急剧下滑，线下课占营收比例逐渐增加。
线下课部门想要针对市场变化快速反应，做出一些产品和营销方面的尝试，但由于原本整个公司的状态是吃大锅饭，部门墙严重，内部信息流动也不顺畅，许多事项推行不顺畅，错过了不少机会，团队的士气也大受打击。
线下课负责人是公司股东之一，有了独立运作的想法。
当前线上课的业务改造起来比较复杂，涉及的学员数量更多，而线下课业务相对稳健，平均每个客户的年消费都在两三年万元以上，并且具备从中快速孵化出一些高价值的产品的条件。线下课独立之后若能快速发展积累一些经验，能够为线上课程的业务改造提供一些探索方向。恰逢公司也意识到了形式的严峻性，许多问题在现有的组织中很难解决，鼓励线下课部门独立出来内部创业。
线下课负责人一边筹划独立之后业务怎么开展，一边在思考，现存的一些问题如何解决，团队如何用更少更精的人更高效的运作。线下课负责人找到了我，希望能够借助一些企业数字化的理念工具，对线下课业务进行改造优化。
这家机构线下课业务的特点如下：
- 服务B端客户居多
- 按期开课，没有开课城市，开课地点往往不固定，经常一个月内北京、上海，杭州，广州轮转一圈
- 开课时会务团队要到课程现场做会务工作，培训物料通过物流提前送到开课场地，同事带个笔记本就出门了，远程办公是常态。
- 会务准备工作比较繁琐，预定会场，预定讲师与工作人员的形成，物料采购，费用报销等。
线下课项目独立之后，将拥有更大的自主性和更快速的反应速度，能够与外部讲师与合作方合作，加速课程的开发和落地。而线下课也可以充分运用社群营销，训练营，翻转课堂等模式做线上服务尝试，不必顾虑与原有线上课部门产生冲突。
线下课部门的同事，反馈上来的痛点大概有这些：
- 销售，教务。会务之间的信息沟通不顺畅，大部分信息依靠微信消息或者一份excel文件来回传阅，因为信息不同步，导致许多不必要的麻烦，学员的体验很不好。
- 销售在微信上接待客户，缺乏信息记录，不仅对于销售统计比较困难。也曾多次出现多个销售接待过同一个学员，为订单业绩归属问题扯皮。
- 每次线下课开课都要统计名单，且这个名单直至开课前几天还存在变动。
- 每次开课的时间和地点，都不是固定的，学员的通知，甚至是由于特殊原因延期或者取消场次，通知学员都是一个不小的工作量。曾经有一次因为课程取消通知漏了几位外地学员，让外地学员空跑一趟。
- 从合同，付款，到发票申请寄送的流程不顺，处理效率不高。
这些问题归结起来，其实就是：
- 缺乏必要的信息系统管理学员以及排课，导致跨部门协作时信息流动不畅。
- 一些日常事务的处理流程，例如线下课会务统计，合同发票处理，也有较大优化空间。优化之后用信息系统固化下来，能够减少人工处理、
- 需要一个CRM（客户关系管理）系统来管理销售业务，以及销售线索的统计分配。
我推荐的解决方案是：
第一步，就线下课项目独立尽快与公司达成一些共识，包括需要哪些资源，哪些人，成立线下课项目组。也就业绩方面的期望，以及完成业之后，团队成员的奖励激励措施达成一致。
经过商议，公司最终同意了线下课独立的事项，批准了有关人员和资源的调拨请求，并将业绩预期，绩效激励等政策明确之后，形成了书面文件，紧接着抽调相关人员，形成线下课项目组。
这个6人组成项目组，将负责线下课从研发，销售，到执行，服务的完整链条，部门墙被推到。由于项目组成员都是之前合作比较顺畅的同事，而且激励政策也比较给力，于是大家热情高涨，也非常有信心能完成目标。
第二步，团队工作流程和信息系统的改造。
【此处展示模型PPT】
这家公司已经在用钉钉打考勤及审批。功倍也用了一年多，暂时也没什么问题。核心业务系统，这次我选择了明道云。
明道云是一个零代码灵活定制企业软件凭条，可以满足多种业务需求。明道提可以与钉钉集成，并提供供了开放的API接口，赋予企业二次开发能力，可以与钉钉，与其他信息系统进行更深度的集成。
为什么在这个方案中选择明道云，而不是校宝。现阶段的校宝，更适合线下培训机构，有固定教室，进行多门店管理的业务模型，学员通常是面向C’端的个人客户。且可定制有限。
B端的客户有一个典型特点就是是决策人，上课的学员，以及付款人，涉及多个联系人，而且有合同审批，发票开具等事务需要协调。相比而言，明道云的产品逻辑，可定制性，能够更好满足B端（企业客户）的培训业务的开展，
明道云的教育行业解决方案，可以覆盖线下课进行项目制合作后所需要的所有核心功能。同时，明道云这样的，企业应用集成平台，集成了工作流技术，可定制型比较强。
【展示明道云，民营培训机构解决方案】
当然，这种可定制性也意味着，需要有外部顾问介入，才能将企业自身的业务，与信息系统更好的集成在一起。因为没有适合的流程作为基础，信息系统终将成为摆设。
最终，借助明道云所提供的模块，定制出了一套适合线下课业务的核心业务系统。原本繁琐的事务，现在以更简单的方式解决，还有一些流程上的事项，能够自动执行。有了信息系统的加持，线下课团队全国开课远程办公都能轻松应对。
- 基于明道云的CRM系统，精细化招生管理流程。销售线索的来源渠道，数量，实时销售业绩一目了然。每一条销售线索的状态，分配给了哪个销售同事，沟通记录等，都可以追溯，订单归属问题也清楚了。
- 基于行业特点对学员档案进行了定制，学员信息，店铺状况，定期的跟进记录等，做了较为全⾯面记录，会务和服务的同事只要浏览学员档案，就能掌握大部分关键信息。
- 通过对排课模块进行简单定制，实现了线下课场次管理，预约报名等功能，并且可以通过集成的通知模块，在开课前通过邮件，短信等多种方式，向学员发送上课通知。
- 通过内置的财务模块，配合工作流技术，解决了合同管理，发票管理的问题。当每个订单付款被确认后，有发票需求的会自动推送开票事项及寄送地址到财务同事，销售人员可以在系统幢查看发票开具状态，以及快递单号。
经过了一番改造调整之后，业绩也取得了较好的成果。业绩远超先上课的收入。2020年春节前夕，线下课部门的同事每个人都拿到了4-5个月工资的年终奖，而线上部门因为业绩不佳，没有拿到年终奖。
案例小结
通过对该机构进行项目制改造，配合适当的激励措施，以及信息系统的引入，最终项目团队和公司实现了双赢。
虽然目前正处于疫情期间。但由于线下课项目组已经完成了基础设施搭建和团队磨合，在不能开课的2、3月份，可以大胆做一些线上的尝试。目前该团队正通过远程协作的方式开发线上社群产品。
今天的分享也接近尾声了。谢谢大家。
